¿TIENE LAS MANOS LLENAS?
La queja más común que se escucha en estos días entre los gerentes es que simplemente tienen muchas cosas que hacer. Por supuesto, una explicación es que los despidos de los últimos años han dejado con menos recursos a muchas empresas. Otro factor es que ahora, muchas firmas están replanteando su forma de hacer negocios, y aplicar esos cambios requiere un esfuerzo extra.
Mientras algunas organizaciones pueden contratar nuevos empleados o consultores para aliviar la presión, la mayoría de ellas quiere mantener controlado el gasto. Si esa es su situación, entonces necesita pensar en alternativas para manejar la sobrecarga. A continuación algunas opciones:
REVISE LAS PRIORIDADES ESTRATEGICAS
Si tiene muchos proyectos de alta prioridad operando al mismo tiempo, analice detalladamente las sub-iniciativas que fluyen de éstos. Muchas veces los gerentes miran aisladamente cada proyecto estratégico. En lugar de eso, adopte una visión más exhaustiva e identifique oportunidades para combinar, delegar o volver a secuenciar las sub iniciativas de cada proyecto.
ELIMINE LOS PROYECTOS ZOMBIES
En las organizaciones grandes, es muy común que la gente siga trabajando en proyectos que han sido “terminados” o que no han sido oficialmente comisionados. Estos drenan recursos y deberían cancelarse.
CONDUZCA PROYECTOS MAS EFICIENTEMENTE
La forma en que conducimos los proyectos a menudo requiere más recursos que los necesarios. Por ejemplo, muchos gerentes piden a sus equipos que preparen extensas presentaciones en PowerPoint para las revisiones del proyecto; después, sostienen múltiples pre- reuniones para afinar esas presentaciones con anticipación a la revisión oficial con el líder sénior. Limitar la revisión a pocas diapositivas y reducir el número de reuniones preparativas puede liberar bastante tiempo, tanto para los gerentes como para los miembros del proyecto.
Similarmente, muchas organizaciones lanzan proyectos sin la disciplina de un documento por escrito, metas focalizadas o hitos de progreso aceptados. En ausencia de éstos, los proyectos pueden desviarse y requerir más tiempo del necesario.
En el ambiente económico actual, casi todos los gerentes ocasionalmente sentirán que tienen las manos llenas. Dado que tal vez no esté programada la llegada de recursos adicionales, la mejor postura es enfocarse no sólo en reducir el volumen de trabajo sino también en recalibrar el proceso utilizado para hacerlo.
Por: Ron Ashkenas, socio directivo de Robert H. Schaffer & Associates, firma consultora de Stamford, Connecticut, y coautor de The GE Work-Out’’ y “The Boundaryless Organization”. Su último libro es “Simply Effective”
