Cómo negociar con un equipo de adquisiciones

Imagínate esta sensación: tras meses de procurar a un posible cliente nuevo que ha dado señales claras de que un contrato lucrativo es inminente, recibes un correo electrónico de su equipo de adquisiciones. Este especifica que habrá un proceso de licitación; que todos los licitadores deben aceptar de antemano los términos y las condiciones normativas (y onerosas); y que cualquier intento de hablar directamente con el cliente derivará en la expulsión del proceso. En vez de decidir cómo responder a ultimátums y amenazas, los participantes pueden utilizar dos medidas para correr con una mejor suerte:

— ANALIZAR LAS BASES: Los participantes deben preguntarles a los responsables del proceso cómo se tomará la decisión final y quién participará, pero también deben considerar la posibilidad de que la decisión sea del departamento de adquisiciones como una hipótesis que se probará en vez de una verdad establecida. Los vendedores también deben esforzarse para entender las necesidades de la empresa del comprador y cómo se desarrollaron. Finalmente, los vendedores deben ver con calma si las necesidades establecidas de la empresa reflejan con precisión los intereses del cliente.

— DETERMINAR EL PROCESO: El poder en las negociaciones tiene diferentes orígenes: la fuerza que tienen las alternativas de no negociar de ambas partes; la dependencia actual o futura de una de las partes en otra; el poder de los precedentes, los criterios y los referentes. Además, el poder casi siempre es dinámico durante un proceso de licitación. Ante la posibilidad de perder a un proveedor valioso que no está dispuesto a aceptar las cláusulas desproporcionadas de un contrato, a menudo un comprador hará concesiones relacionadas con el proceso para ese vendedor, o para todos.

Hacia el final del proceso de licitaciones, los compradores por lo general reducen el número de candidatos a una lista de finalistas, con lo que pretenden mantener una ventaja usando tácticas agresivas en el proceso. Este es el momento del proceso en el que los vendedores están en mayor riesgo debido a que los costos irrecuperables de la propuesta, las expectativas y la presión de los directivos y la posibilidad de ganar pueden dar origen a concesiones unilaterales importantes.

En vez de proceder de manera pasiva, los participantes pueden determinar el desenlace a través de tres medidas. En primer lugar, los vendedores pueden proponer un periodo de negociación exclusiva en el que se puedan explorar en su totalidad los intereses de ambas partes y se puedan mejorar y rediseñar las opciones. En segundo lugar, pueden establecer una fecha límite —un periodo en el que debe aceptarse la propuesta, o en el que debe tomarse la decisión de adjudicación— después de la cual el vendedor retira la propuesta. Finalmente, luego de que el comprador anuncie que se ha adjudicado el trabajo, los vendedores pueden retener la entrega de los productos o los servicios hasta que se hayan convenido los términos del contrato.

Aunque podemos confiar en que los profesionales de adquisiciones trabajarán para mejorar los procesos de licitación, mientras tanto, los vendedores deben aprender a ser más proactivos al abordar, explorar y diseñar propuestas competitivas que produzcan beneficios mutuos —en vez de victorias pírricas— para ellos y sus clientes.

Por:  Tom Kinnaird,  exfuncionario principal de adquisiciones en WPP.
Hal Movius, psicólogo.