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La tradición de muchos años indica que cuando una empresa quiere hacer un pedido a un proveedor le envía un documento firmado por su jefe de compras o quien esté autorizado para el efecto, en el que indica la cantidad y clase de la mercancía que solicita. Ese proveedor llena otro formato en el cual detalla las opciones de precios que ofrece, según las cantidades vendidas o variedades del producto.
Esos documentos se llenan ya, en muchas empresas aunque aún no en todas las pequeñas, en un computador, mediante formatos pre diseñados, pero en la práctica se imprimen, porque deben ser firmados por sus responsables y porque muchos clientes los exigen en físico.
Cuando ese cliente decide hacer la compra, lo notifica al proveedor y le envía una orden de compra física, que este debe aceptar mediante otra firma. Allí empieza la segunda parte del proceso, que siempre va acompañada de documentos físicos.
El proveedor acopia su producto y lo envía en un vehículo de carga con una orden de despacho en la que relaciona el tipo de producto y la cantidad correspondiente. En muchas ocasiones, hay otro papel para que el conductor respalde el origen y cantidad de la carga que lleva.
El país está entrando en la era de la digitalización de los documentos que se cruzan entre proveedor y cliente. firmas de España y Chile asesoran a las empresas dominicanas en el montaje de la plataforma.
Otro documento es el que debe firmar quien recibe el producto, demostrando que le fue entregado. Es un papel muy importante pues es el comprobante de que el comprador ya lo tiene y que, por consiguiente, empieza a correr el plazo pactado para el pago del mismo. Muchas de las grandes compradoras tienen incluso sus propios formatos de recepción de envíos, con lo cual aumenta el cúmulo de papeles de la operación.
Con base en ese comprobante de entrega y de acuerdo con la cotización, el proveedor prepara la factura de la venta, que le envía físicamente a su comprador. Cuando este la firme, demuestra su aceptación de los precios señalados en tal factura, de tal manera que la incorpora a su sistema contable como otra cuenta por pagar. Y además, ya firmada, la envía de nuevo al proveedor.
Se trata de un documento muy importante. Quizás es el de más trascendencia en la transacción, porque es el respaldo contable del pasivo del comprador y de la relación de cuentas por cobrar del proveedor.
Hay que hacer la salvedad de que este es un procedimiento muy frecuente, pero que dependiendo de los protagonistas puede haber de por medio incluso más papeles, puesto que algunos proveedores añaden documentación sobre las características del bien negociado y hay compradores que expiden otra con los detalles de los procedimientos de pago.
La facturación electrónica busca eliminar el uso intensivo del papel y reducir el tiempo que se gasta en las transacciones entre proveedor y cliente, que serán digitalizadas.
Al cabo del lapso definido por el cliente, vienen más documentos, puesto que se procesa la orden de pago, se hace el cheque correspondiente, se le notifica al proveedor que ya está listo y se le entrega, previa firma de otro papel donde este certifica que lo firmó. Y si el producto satisfizo al comprador y decide hacer un nuevo pedido, vuelve a empezar la cadena de cruce de documentos.
Existe además, un detalle no menor: las empresas guardan la creciente montaña de esos papeles por razones de su propia contabilidad y de los respaldos que deben poseer para la presentación de sus declaraciones impositivas.
Pero los tiempos cambian. Todo ese proceso sigue vigente, pero es hora de hacerlo sin papel. Y además de que ello ya es una ganancia, hay otra de mayor impacto para la actividad comercial: se puede cumplir en menos tiempo.
Ello es viable con la facturación electrónica. En las grandes cadenas de ‘retail’, en buena parte de las tiendas comerciales, en la industria y en la banca las operaciones hechas con el consumidor final ya están automatizadas y la facturación cumple con altos estándares de detalle de la información.
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